Yürürlük Tarihi: 30.06.2026
Son Güncelleme: 30.06.2026
İşbu Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), VAHDES tarafından işlenen kişisel verilerin hangi sürelerle saklanacağını, hangi hallerde silineceğini, yok edileceğini veya anonim hale getirileceğini ve bu süreçlerde uygulanacak genel esasları düzenler. Politika, app.vahdes.com alan adı üzerinden sunulan asıl platform ile vahdes.com alan adı üzerinden yürütülen tanıtım ve bilgilendirme faaliyetleri kapsamında işlenen veriler için geçerlidir.
VAHDES, kişisel verilerin saklanması ve imhası süreçlerinde KVKK’ya, ilgili ikincil düzenlemelere, Kurul kararlarına ve hizmetin niteliğine uygun hareket etmeyi amaçlar. Saklama ve imha süreçleri; veri kategorisi, işleme amacı, hukuki sebep, teknik ihtiyaçlar, güvenlik gereklilikleri ve yasal yükümlülükler dikkate alınarak belirlenir.
1. Politikanın Amacı
Bu Politika’nın amacı; VAHDES bünyesinde işlenen kişisel verilerin gereğinden uzun süre saklanmasını önlemek, saklama süreleri sona erdiğinde verilerin uygun yöntemlerle imha edilmesini sağlamak, veri minimizasyonu ilkesini desteklemek ve veri güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmektir.
VAHDES, kullanıcı verilerini yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve gerektiği kadar saklamayı; saklama süresi biten verileri ise uygun yöntemlerle ortadan kaldırmayı hedefler.
2. Saklama İlkeleri
VAHDES, kişisel verileri aşağıdaki genel ilkeler doğrultusunda saklar:
- Veriler, yalnızca ilgili işleme amacı için gerekli olduğu süre boyunca saklanır.
- Saklama süresi, hukuki yükümlülükler ve ispat ihtiyaçları dikkate alınarak belirlenir.
- Saklama süresi sona eren veriler, silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanıyla işlem görür.
- Hukuki uyuşmazlık, denetim, soruşturma veya resmi talep halinde saklama süresi uzayabilir.
- Aynı veri birden fazla amaçla işleniyorsa, en uzun saklama süresi dikkate alınabilir; ancak bu durum ölçülülük ilkesine uygun olmalıdır.
3. Saklama Süresinin Belirlenmesi
Kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken aşağıdaki kriterler dikkate alınır:
- ilgili verinin işlenme amacı,
- veri kategorisinin niteliği,
- sözleşmesel ilişkinin devam edip etmediği,
- muhasebe, vergi ve ticaret mevzuatından doğan yükümlülükler,
- uyuşmazlık ihtimali ve ispat gereksinimi,
- teknik güvenlik ve operasyonel süreklilik ihtiyacı,
- yetkili kurum ve kuruluşların talep veya inceleme ihtimalleri.
VAHDES, saklama sürelerini veri kategorisi bazında iç sistemlerinde belirleyebilir ve gerektiğinde güncelleyebilir.
4. Saklama Sürelerine İlişkin Genel Kategoriler
Aşağıdaki veri grupları için saklama süreleri, ilgili mevzuat ve işleme amaçları çerçevesinde değerlendirilir:
4.1. Üyelik ve Hesap Verileri
Üyelik oluşturma, giriş bilgileri, hesap durumu, abonelik bilgileri ve kullanıcı profiline ilişkin veriler, hesabın aktif olduğu süre boyunca ve hesabın sona ermesinden sonra doğabilecek uyuşmazlıklar, kayıt tutma ve ispat ihtiyaçları nedeniyle belirli bir süre daha saklanabilir.
4.2. Finansal ve Faturalandırma Verileri
Ödeme, tahsilat, fatura, iade ve muhasebe kayıtları; vergi, ticaret, muhasebe ve denetim yükümlülükleri kapsamında ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanabilir.
4.3. Platform Kullanım ve Teknik Log Verileri
IP adresi, oturum kayıtları, cihaz bilgileri, erişim logları, güvenlik kayıtları, hata ve performans kayıtları gibi veriler; güvenlik, sistem bütünlüğü, olay inceleme ve ispat amacıyla belirli sürelerle saklanabilir.
4.4. Dosyalarım ve Yüklenen Belgeler
Kullanıcı tarafından sisteme yüklenen belgeler, hukuki işlem, dosya yönetimi, avukata iletme, UYAP aktarımı veya yapay zekâ analizi amacıyla saklanabilir. Saklama süresi; kullanıcı talebi, hesap durumu, hukuki uyuşmazlık, işlem gereksinimi ve mevzuat yükümlülüklerine göre belirlenir.
4.5. Yapay Zekâ Etkileşimleri ve AI Çıktıları
AI araçlarına girilen sorgular, üretilen metinler, özetler, taslaklar, karşılaştırmalar ve kullanıcı geri bildirimleri; hizmet kalitesini artırma, güvenlik, ispat ve sistem geliştirme amaçlarıyla saklanabilir. Bu verilerin saklama süresi, kullanım amacına ve risk değerlendirmesine göre belirlenir.
4.6. Avukatım Modülü ve İletişim Kayıtları
Avukata gönderilen soru, mesaj, belge, AI çıktısı, yorum ve onay süreçlerine ilişkin kayıtlar; iletişimin ispatı, uyuşmazlık çözümü, hesap güvenliği ve hizmet sürekliliği amaçlarıyla saklanabilir.
4.7. Çerez ve Teknik Analitik Veriler
Çerezler ve benzeri teknolojiler aracılığıyla elde edilen veriler, Çerez Politikası’nda belirtilen amaç ve süreler çerçevesinde saklanabilir.
5. İmha Yöntemleri
Saklama süresi sona eren veya işleme amacı ortadan kalkan veriler, durumun niteliğine göre aşağıdaki yöntemlerden biriyle imha edilir:
- Silme: Verinin ilgili kullanıcı veya sistem açısından erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi,
- Yok Etme: Verinin geri getirilemeyecek şekilde fiziksel veya elektronik olarak ortadan kaldırılması,
- Anonim Hale Getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse bile hiçbir şekilde kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
VAHDES, imha işlemini veri kategorisine, teknik altyapıya ve güvenlik gerekliliklerine göre uygun yöntemle gerçekleştirir.
6. İmha Zamanı
VAHDES, saklama süresi sona erdiğinde ve verinin işlenmesini gerektiren amaç ortadan kalktığında, veriyi uygun sürede imha eder. İmha işlemi, periyodik imha takvimine göre veya özel talep/olay üzerine gerçekleştirilebilir.
Periyodik imha, belirlenen aralıklarla otomatik veya yarı otomatik şekilde yürütülebilir. Olağan dışı durumlarda ise, veri sorumlusu ayrıca değerlendirme yaparak imha işlemini başlatabilir.
7. İstisnalar ve Saklamanın Devam Edebildiği Haller
Aşağıdaki hallerde saklama süresi, normal sürenin ötesine uzayabilir:
- devam eden bir hukuki uyuşmazlık bulunması,
- resmi kurum, mahkeme, savcılık, kolluk veya idari otorite tarafından talep gelmesi,
- denetim, inceleme veya soruşturma süreci yürütülmesi,
- sözleşmesel ilişkinin sona ermiş olmasına rağmen ispat ihtiyacının devam etmesi,
- yasal saklama yükümlülüğünün açıkça devam etmesi,
- veri güvenliği olayının incelenmesi veya olay kayıtlarının tutulması ihtiyacı.
Bu durumlarda veriler, yalnızca ilgili amaçla sınırlı olmak üzere saklanır.
8. Kullanıcı Talebi Üzerine İmha
İlgili kişi, KVKK kapsamındaki hakları çerçevesinde verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir. Bu talep, mevzuatın öngördüğü istisnalar saklı kalmak üzere değerlendirilir.
Kullanıcının hesabını kapatması veya hizmeti sonlandırması, bazı verilerin derhal silineceği anlamına gelmeyebilir. Çünkü saklama yükümlülükleri, ispat gereksinimleri ve yasal zorunluluklar saklı kalabilir. Ancak zorunlu olmayan veriler, işleme amacı sona erdikçe imha edilir.
9. Dosyalarım Alanı ve Belgeler
Kullanıcının “Dosyalarım” alanına yüklediği belgeler bakımından saklama ve imha süresi, kullanıcı hesabının durumu, belge türü, kullanım amacı, UYAP aktarımı, avukatla paylaşım, yapay zekâ analizi ve hukuki uyuşmazlık ihtimali göz önünde bulundurularak belirlenir.
Kullanıcı, platforma yüklediği belgelerde üçüncü kişilere ait kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri veya gizli bilgi bulunması halinde, bu verilerin saklanması ve imhası bakımından da KVKK ve ilgili mevzuatın uygulanabileceğini kabul eder.
10. Yapay Zekâ ve Avukatım Modülü Kayıtları
Yapay zekâ araçları ile Avukatım modülü kapsamında oluşan kayıtlar, hizmetin niteliği gereği saklanabilir. Bu kayıtlar, kalite güvencesi, kullanıcı talebinin takibi, güvenlik, hata analizi ve uyuşmazlık çözümü açısından önem taşıyabilir.
Ancak bu kayıtlar da sınırsız biçimde saklanmaz; saklama amacı ortadan kalktığında uygun yöntemle imha edilir.
11. Güvenlik ve Erişim Kontrolü
Saklanan verilere yalnızca yetkili kişiler erişebilir. VAHDES, saklama ve imha süreçlerinde erişim kontrolü, loglama, yedekleme, şifreleme ve yetkilendirme gibi teknik ve idari tedbirler uygulamayı amaçlar.
İmha işlemlerinin de kayıt altına alınması ve gerektiğinde ispatlanabilir şekilde yürütülmesi hedeflenir.
12. Politika Değişikliği
VAHDES, işbu Politikayı mevzuat değişiklikleri, Kurul kararları, teknik gelişmeler, hizmet kapsamındaki değişiklikler ve operasyonel ihtiyaçlar doğrultusunda güncelleyebilir. Güncel sürüm, platform üzerinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.
13. İletişim
İşbu Veri Saklama ve İmha Politikası hakkında sorularınız için VAHDES ile aşağıdaki kanallar üzerinden iletişime geçebilirsiniz:
E-posta: info@vahdes.com
Platform: app.vahdes.com
Tanıtım Sitesi: vahdes.com